Dans une période de restructuration de leurs activités ; modification des activités de l’entreprise, fusion d’Etablissements, un groupe international de l’Industrie pharmaceutique a choisi d’être accompagné par Movae, pour déployer des projets d’intelligence collective au service de l’aménagement des espaces de vie des salariés : salles de réunions, salle de pause, cuisine, couloirs, entrée, terrasses, extérieurs.

Les projets d’intelligence collective au service de l’aménagement des espaces de vie ont été menés au sein de quatre Etablissements distincts, de 2017 à 2019.

L’équipe Movae et son client ont identifié plusieurs enjeux dans le déploiement de ces projets :

• Laisser s’exprimer les salariés et leurs managers, de façon libre et sécurisée sur leurs visions, besoins, aspirations et envies pour l’aménagement de leurs futurs Etablissements.
• Structurer par étapes le déploiement des projets avec une méthodologie d’intelligence collective.
• Utiliser des outils de communication, des plateformes digitales collaboratives, pour faciliter la communication à chaque étape du projet.

Il s’agissait pour les salariés, de :

• S’approprier leurs futurs espaces de vie soient dans des espaces existants soient dans un contexte de construction et d’emménagement dans de nouveaux locaux
• S’exprimer de façon individuelle et collective
• Coopérer sur ces projets d’aménagement
• Réaliser un état des lieux de leurs espaces de vie actuels, de leur organisation de travail
• Co-construire tous ensemble le futur de leurs Etablissements.
• Participer activement à la stratégie de l’entreprise et au plan d’actions associé
• Diminuer leurs appréhension, craintes éventuelles face au changement dans l’Entreprise

L’équipe projet

Pour ce projet, l’équipe Movae était constituée de deux professionnelles :

• Isabelle Sengel, Consultante – Architecte d’intérieur
• Anne-Marie Clémençon, Consultante et Formatrice en Organisations, Intelligence Collective.

En associant leurs compétences au service de leur client, l’équipe Movae a construit, déployé et animé les projets d’intelligence collective, au sein de quatre Etablissements, en coopération avec les équipes.

Les projets d’intelligence collective au service de la stratégie de l’entreprise

Il s’agissait de déployer ces projets d’intelligence collective, dans une démarche d’accompagnement au changement, dans un contexte de restructuration d’activités, afin de faire travailler l’ensemble des collaborateurs.trices, des quatre établissements accompagnés, sur des projets d’aménagement / de ré-aménagement des espaces de vie des salariés.

L’équipe Movae a mené ces projets en prenant en compte, le contexte de changement dans lequel se situait les équipes. A savoir :

• Re-motiver les salariés, dans un contexte difficile de restructuration d’activité.
• Apprendre à mieux se connaître en interne, dans un contexte de fusion d’établissements. Les salariés ont rencontré et appris à mieux connaître leurs futurs collègues.
• Limiter les éventuels départs de l’entreprise dans un contexte de restructuration d’activité.
• Partager les connaissances individuelles pour co-construire un projet collectif.
• Diminuer les éventuelles craintes en interne : incertitude sur le devenir de certaines activités,
• Créer de la cohésion, de l’entraide, du soutien.

En quoi le partage des connaissances et l’intelligence collective sont intéressants pour la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise ?

• Développer la collaboration inter et intra services entre les collaborateurs.
• Favoriser un bon climat social au sein de l’entreprise puisque les salariés disposent d’une capacité d’expression et d’écoute de la part de la Direction.
• Intégrer les collaborateurs dans la stratégie et le plan d’actions de l’Organisation.
• Inciter l’ensemble des collaborateurs à réfléchir aux enjeux de l’entreprise, à la stratégie de demain et aux différentes actions possibles à mettre en place pour l’aménagement des espaces de vie des salariés : besoins, envies, usages.
• Dire oui à un certain nombre d’idées émises par les collaborateurs et leur permettre de les développer.

Quels sont les caractéristiques fondamentales de l’intelligence collective présentes dans ce projet ?

• Cadre de sérénité co-construit avec les participants.tes
• Travail en équipe
• Cohésion des groupes
• Favoriser les échanges et faire participer les salariés (questionnaires, ateliers participatifs, réunions de travail, comité de pilotage)
• Aménagement des espaces de façon collaborative
• Recueillir les avis, opinions de chacun.e pour réaliser un bilan de l’opération : points positifs, négatifs, axes d’amélioration.

En quoi le travail réalisé en matière d’intelligence collective est-il enrichissant pour l’Organisation ?

Le fait que les souhaits des employés soit écoutés, entendus voir réalisés permet à ces derniers d’avoir d’une part, de la reconnaissance de leur travail et de leurs envies : l’un des points essentiel, qui va les motiver dans leur carrière.

D’autre part, il s’agit pour les salariés de co-constuire leurs espaces de travail et les lieux de vie dans lesquels ils passent du temps.

Enfin, il s’agit de permettre aux salariés de travailler dans des espaces de vie harmonieux et pensés par eux. Le fait qu’ils se sentent bien dans l’entreprise est favorable à un travail plus efficace, l’entreprise et les employés sont donc gagnants. Le fait que le questionnaire soit anonyme permet aux employés de réellement s’exprimer et à l’Organisation de connaître clairement les éventuelles problématiques.

Quelles sont les facteurs clés de succès qui ont permis de mener à bien ces projets d’intelligence collective ?

• La qualité d’écoute entre les différentes parties prenantes.
• La bienveillance et la bonne communication de l’équipe projet aux salariés pour développer la confiance.
• Une bonne ambiance au sein des groupes projets.
• La confidentialité des informations.

De quelle.s façon.s la prise en compte de l’Intelligence collective augmente-t-elle la performance des processus et des activités de l’entreprise ?

L’intelligence collective optimise la performance des processus car elle permet de :

• Développer la confiance dans les équipes, dans les groupes de travail
• Développer la confiance entre la Direction et les salariés
• Soutenir les relations ce qui permet de travailler ensemble dans le respect de chacun.e, et dans la diversité des idées des individus et des groupes d’individus.